Работа с E-Mail

Электронная почта (e-mail, иногда просто «почта», электропочта, на жаргоне «мыло») остаётся ключевым способом коммуникации не только в области журналистики и PR, но и во множестве других сфер жизни. Нас будут интересовать несколько ключевых особенностей этого вида связи. Во-первых, копии отправляемого сообщения остаются и у его автора, и у адресата. Причём удалить сообщения в одностороннем порядке у обоих респондентов не представляется возможным, что очень помогает в случае споров. Во-вторых, электронная почта просто незаменима в случае длительных переписок. Некоторые совместные проекты длятся месяцами.

К сожалению, у подобного вида связи есть и недостатки. Один из основных – это невозможность определить, действительно ли собеседник прочитал ваше письмо или отложил его «на потом». Для оперативного обмена информацией это неприемлемо. Впрочем, самый главный недостаток – это огромное количество писем, которые приходится обрабатывать журналисту. Обычный редактор не самого крупного сетевого издания получает в день до сотни писем. Руководителям приходит до двух сотен сообщений ежедневно, а редакторам новостных лент – вплоть до полутысячи. И это без учёта спама (мусора), который хоть и отфильтровывается автоматическими системами, но, тем не менее, вносит заметный информационный шум.

Доля спама в почтовом трафике в 2014 году

По данным «Лаборатории Касперского» доля спама в почтовом трафике уже давно достигает двух третей. Именно поэтому важно грамотно использовать электронную почту, чтобы ваше сообщение не затерялось среди сотен других и было должным образом обработано. В первую очередь это касается пресс-релизов, информационных рассылок, официальных заявлений и так далее. Далее будут даны советы касательно того, как надо правильно использовать электронную почту в своей ежедневной работе с журналистами.

На предыдущем месте работы у автора на обработку почты уходило суммарно до нескольких часов в день. Это чудовищная потеря рабочего времени, которое можно было бы использовать гораздо более продуктивно. За пару лет вручную было создано несколько десятков правил для автоматической сортировки получаемых писем. Весь входящий поток пропускался через две системы фильтрации спама, использующих разные алгоритмы работы. Увы, это практически не помогало. Более опытные коллеги за многие годы работы составили до нескольких сотен правил сортировки, но всё равно проку от этого мало. А сколько за это время было опробовано якобы «умных» систем обработки входящей корреспонденции! Однако питать иллюзий не стоит – вряд ли в ближайшее время появится хоть одно решение, гарантированно доставляющее и сортирующее нужные письма, но в то же время безошибочно отсеивающее мусор. Далее будет рассказано об основных ошибках при использовании электронной почты. В название каждого параграфа вынесено краткое описание соответствующей ошибки.

Щербакова, Татьяна, Вергелис, Мария и Демидова, Надежда. Спам и фишинг в третьем квартале 2014. Securelist - Всё об интернет-безопасности. [В Интернете] ЗАО «Лаборатория Касперского», 27 ноябрь 2014 г. [Цитировано: 27 январь 2015 г.] http://securelist.ru/analysis/spam-quarterly/24518/spam-i-fishing-v-tretem-kvartale-2014/