Неправильная работа со списком адресатов
Здесь есть два аспекта. Первый – это непреднамеренная рассылка информации, не предназначенной для широкой публики. Ради этого и делается приписка в конце письма из предыдущего параграфа. Иногда, правда, кажется, что очередной попавший в почту документ с грифом «Только для внутреннего использования» является всего лишь так называемым «контролируемым сливом», но чаще все это действительно ошибки отправителя. За всё время работы автора в IT-изданиях в его почтовый ящик попало столько всего любопытного – и логины и пароли для внутрикорпоративных ресурсов, и куски финансовых отчётов, и планы развития, и рекомендации по противодействию конкурентам, и конфиденциальные данные третьих лиц. Впрочем, чаще всего это банальная и скучная внутренняя переписка. Тем не менее, даже в ней не следует использовать нецензурные выражения и говорить о чём-либо, что может испортить имидж компании, а действительно важные вещи лучше обсуждать с коллегами «тет-а-тет».
Второй аспект – это неправильная рассылка писем адресатам. В полях «Кому:» или «Копия:» очень часто указывается не реальный адрес получателя, а некая «заглушка»: адрес рассылки, адрес самого отправителя и/или его коллег, а то и вовсе пустой адрес. Здесь мы снова возвращаемся к вопросу о поддержании базы контактов и списков рассылки. В данном случае полезно завести не только списки по интересам среди всех журналистов, но и отдельные списки для конкретных изданий. Очень приятно, когда ты получаешь именно ту информацию, которая тебе интересна, и к тому же сразу видишь в поле «Кому:» адреса своих коллег. Это очень удобно, так как сразу понятно, кто из них уже получил письмо. Не приходится даже задумываться о его пересылке внутри редакции.
Гораздо хуже обратная ситуация, когда в полях «Кому:» или «Копия:» находится огромнейший список, состоящий из десятков и сотен e-mail адресов. Вместо этого надо пользоваться полем «Скрытая копия:», если вы до сих пор не используете нормальный сервис почтовой рассылки. Не побитый по сию пору рекорд в 1674 (прописью: одна тысяча шестьсот семьдесят четыре) адресата был поставлен одним агентством более пяти лет назад. Обычно в подобных случаях списки включают «всего» несколько сотен e-mail, что, конечно, тоже плохо.
Здесь кроется несколько опасностей. Во-первых, вы одним махом отдаёте свою базу контактов на сторону. Во-вторых, среди адресов могут оказаться и те, владельцы которых не очень хотят их раскрывать, или же те, которые являются алиасами для пересылки. В-третьих, не дай бог, хоть один получатель письма нажмёт по ошибке кнопку «Ответить всем», а ведь почтовые клиенты по умолчанию могут иметь и такую настройку, пусть даже с благой целью отписаться от вас.
Если каждый получатель такого письма ответит всем, то это приведёт к лавинообразному росту числа входящих писем у каждого участника переписки, то есть к резкому росту мусора, среди которого могут затеряться действительно важные письма. Если же вместе с такими ответами будут пересылаться и все вложения исходного письма, которые могут иметь немаленький объём, то результатом вполне может стать переполнение ящиков получателей и невозможность получения новых писем. Более того, подобная рассылка легко приводит не просто к захламлению ящика, но и к отказу почтовых систем целых организаций, что ведёт к очень неприятным последствиям, так как подобное явление легко расценить и как атаку типа Email bomb.
Хороший пример подобного явления, который, правда, не связан напрямую с PR-деятельностью, произошёл в октябре 2014 года в University College London (UCL) и даже получил собственное имя #bellogate. Тогда из-за технической ошибки одно письмо ушло сразу на двадцать девять тысяч адресов студентов, и ещё около трёх тысяч раз они ответили всем адресатам. Суммарно менее чем за сутки было отправлено почти девяносто миллионов писем (29 000 адресов × 3 000 ответов всем). Ещё один пример, но на этот раз человеческой глупости. Рассылка и так не очень радостных писем покупателям о том, что они не смогут получить свои новенькие смартфоны, превратилась в сумасшедший почтовый шторм. Схема та же – оригинальные письма магазина в поле «Кому:» содержали полный список из трёх тысяч адресов покупателей, часть которых, конечно же, нажала «Ответить всем».
На скриншоте ниже представлен прекрасный пример невнимательности к списку получателей и его последствия. Менеджер производителя ошибочно отправил внутренне письмо в редакцию, раскрывающее планы по дальнейшему сотрудничеству с 3DNews. Неожиданно выяснилось, что планы для издания не самые радужные, так ка его полгода собирались просто бесплатно поэксплуатировать. Итог –разрыв отношений на несколько месяцев.
Ещё один пример – рассылка релиза на огромный список адресов. Скриншот письма можно просмотреть в Приложении №2. Удивительно, но среди получателей оказались не только журналисты, но и сотрудники других PR-агентств, которым без лишних усилий досталась свежая база пресса.
CERT Division of the Software Engineering Institute (SEI). Email Bombing and Spamming. CERT. [В Интернете] Software Engineering Institute / Carnegie Mellon University. [Цитировано: 30 январь 2015 г.] http://www.cert.org/historical/tech_tips/email_bombing_spamming.cfm?.
You can ring my #bellogate. EMAIL STORM hits 29,000 hapless UCL students. The Register. [В Интернете] 09 октябрь 2014 г. [Цитировано: 30 январь 2015 г.] http://www.theregister.co.uk/2014/10/09/bellogate_email_storm_ucl/.
Cook, James. A Failed Phone Retailer Has Trapped Its Customers In 'Reply-All' Hell. Business Insider. [В Интернете] Business Insider Inc., 25 сентябрь 2014 г. [Цитировано: 30 январь 2015 г.] http://www.businessinsider.com/phones-4u-in-reply-all-email-fail-2014-9/.
Last updated