Отсутствие подписи и контактов для обратной связи
Пожалуй, наиболее очевидный момент, который почему-то часто игнорируют. Для начала полезно будет указать в качестве имени отправителя либо свои ФИО, либо какой-то короткий маркер вроде «PR Имя_компании» или «Пресс-служба XXX». Так намного проще ориентироваться в бесконечном потоке писем.
С этого начинается знакомство с письмом, а завершается оно прочтением подписи в его конце. В подписи обязательно должны быть указаны имя и фамилия, адрес e-mail (обязательно, если рассылка идёт с «универсального» адреса вроде [email protected], см. раздел 2.4), номера рабочего и мобильного телефона, название и адрес сайта компании (но не самого PR-агентства). К ним будет полезно добавить и другие возможные контакты для обратной связи вроде Skype или других мессенджеров. Возможно, пригодятся адреса групп или аккаунтов в социальных сетях продвигаемой компании. Нелишней будет информация о том, когда вам можно звонить. Желательно указать не только временной промежуток, но и часовой пояс. Также полезно написать вашу должность и то, за какую сферу или, например, линейку продуктов вы отвечаете, если вы работаете на крупную корпорацию.
Чего точно делать не стоит в подписи, так это настойчиво рекламировать собственную компанию. Допустимый максимум – пара предложений о том, чем занимается ваша фирма. Крупные, давно работающие на IT-рынке компании журналист и так обязан знать, а молодым и маленьким фирмам и хвастаться-то пока нечем. Лучше всего просто приложить ссылку на раздел «О компании» на официальном веб-сайте. Если продвижением занимается стороннее PR-агентство, которое в подписи рекламирует само себя, то это как минимум некорректно по отношению к заказчику. К тому же для журналиста такая подпись не имеет смысла хотя бы потому что он не является даже потенциальным клиентом агентства.
Некоторые же умудряются прямо в письме перечислить все этапы развития компании, приложить список наград и премий, перечислить всех нынешних и бывших клиентов и заказчиков, рассказать о реализованных проектах и дополнить всё это прочей рекламной чепухой. Заодно, конечно же, не забывают прикрепить ещё и огромной баннер своей конторы, причём агентства прикрепляют вовсе не логотип заказчика. Порой такая подпись по объёму занимает больше места, чем само сообщение, которое пытаются донести. Очень плохо, когда весь этот мусор приклеивается в самое начало письма. До содержательной части можно и не дойти.
Для подстраховки многие добавляют в самом конце после подписи стандартное предупреждение: «Информация, содержащаяся в данном письме, может носить персональный и конфиденциальный характер. Если Вы не являетесь адресатом(-ами) или иным образом ошибочно получили это письмо, пожалуйста, удалите указанное письмо и как можно быстрее информируйте отправителя об ошибке. Это письмо не может быть раскрыто, использовано или скопировано иным лицом, кроме получателя, которому данное письмо предназначалось…» Именно поэтому, кстати говоря, данная глава работы весьма скупа на иллюстрации.
Использование изображений с текстом вместо самого текста характерно в большей степени для сотрудников тех компаний, на родине которых не используются латиница и/или кириллица. В основном это Китай и Тайвань, Корея, Индия, Япония. Исторически сложилось так, что в Интернете этих стран для гарантированно корректной передачи информации проще было использовать изображения, а не набранный текст. К сожалению, подобная практика зачастую внедрена как корпоративный стандарт, и даже для западных филиалов есть требования оформлять материалы – чаще всего это подписи и приглашения – в виде изображений.
Такой формат неудобен по двум причинам. Во-первых, при попытке ручного набора текста с подобных изображений можно легко допустить ошибку и, например, отправить ответное письмо не по адресу (особенно в случаях, описанных в разделе 2.4) или же набрать неверный номер телефона. Во-вторых, текст на картинках не индексируется почтовыми службами и клиентами, что может привести к трудностям при поиске таких писем. Поэтому подпись не следует оформлять в виде изображения, либо же стоит дублировать её содержание в виде обычного текста в теле письма.
Наконец, последний нюанс, касающейся оформления подписи – это использование латиницы в тех местах, где следовало бы использовать кириллицу, то есть в первую очередь при отправке писем русскоговорящим получателям. Здесь проблемы возникают в основном с правильным произношением написанного. Например, названием компании или фамилии отправителя. Последнее особенно актуально, к примеру, для носителей длинных армянских или азербайджанских фамилий, которые и будучи написанными кириллицей не всегда воспринимаются с первого раза.
Last updated